Rechnungen erstellen im Onlineshop

Als professioneller Online-Händler gehört das Erstellen von Rechnungen zu deinen alltäglichen Aufgaben. Spätestens mit der ersten Bestellung über deinen Webshop musst du dich mit diesem Thema auseinandersetzen. Doch vor allem Neulinge im E-Commerce sind sich unsicher, was alles auf eine Rechnung gehört, um rechtskonform zu sein.

Damit du dich voll auf deinen Onlineshop konzentrieren kannst, erläutern wir dir kurz und knapp alles Notwendige, was du über das Erstellen von Rechnungen wissen musst.

Zur Rechnung verpflichtet?

Grundsätzlich besteht für dich keine Rechnungspflicht, solange du über deinen Onlineshop mit Verbrauchern handelst. Besteht deine Zielgruppe allerdings aus Unternehmen oder juristischen Personen, dann musst du im Online-Handel auch Rechnungen ausstellen (siehe auch Buchhaltungssoftware). Dies gilt auch, wenn du steuerpflichtige Leistungen in Verbindung mit einem Grundstück – etwa individuelle Anfertigungen und Bearbeitungen, die unmittelbar das Grundstück gestalten oder prägen.

In allen anderen Fällen steht es dir nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG frei, Rechnungen auszustellen. Nimmst du diese Berechtigung wahr, musst du dich allerdings an alle gesetzlichen Vorgaben des UStG und der UStDV halten.

Der Sinn einer Rechnung

In den meisten Fällen sind Onlinehändler nicht zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, nehmen das Recht dazu aber trotzdem wahr. Dieser freiwillige, buchhalterische Mehraufwand birgt nämlich auch seine Vorteile. Mit deinem Onlineshop unterliegst du der Nachweispflicht, was eine korrekt ausgestellte Rechnung für dich besonders wichtig macht. Sie bietet nicht nur eine zuverlässige Dokumentation und Verwaltung deines Zahlungsverkehrs, sondern dient auch als Nachweis für die Vertragsabschlüsse mit deinen Kunden über deinen Webshop.

Als ein solches Firmendokument unterliegt die Rechnung wie bereits angedeutet gesetzlichen Vorgaben. Sie beinhaltet Angaben zur erbrachten Leistung, der geforderten Geldsumme, Name und Anschrift des Kunden sowie deiner Firmenanschrift und die Zahlungshinweise. Implizit ist die Rechnung damit stets auch eine Aufforderung, noch offene Beträge innerhalb eines vorher definierten Zeitraums zu begleichen.

Aufbau und Inhalt

Die gesetzlichen Vorgaben beginnen bereits bei der Gestaltung deiner Online-Rechnung. So muss immer zu erkennen sein, woher die Rechnung stammt. Zudem bist du zur Wahrheit und Vollständigkeit verpflichtet und darfst im Nachhinein keine Änderungen an deinen Rechnungen mehr vornehmen. Zudem muss auch die Lesbarkeit gewährleistet sein, etwa durch eine angemessene Schriftgröße und Schriftart, einen übersichtlichen Aufbau sowie einer angemessenen Sprache.

Welche Angaben in einer Rechnung niemals fehlen dürfen wird in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes definiert. Als Betreiber eines Webshops musst du folgende Angaben auf deinen Rechnungen machen:

• Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Deine Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer
• Alle erworbenen Produkte und deren Anzahl (Artikel, Dienstleistungen
• Alle Kaufnebenkosten (Verpackung, Versand etc.)
• Gesamt-Nettobetrag der Forderung
• Endbetrag mit Mehrwertsteuer
• Ggf. Hinweis zur Kleinunternehmerregelung (dann darfst du keine Mehrwertsteuer ausweisen)
• Ab einem Rechnungsbetrag von 150 EUR auch Datum der Lieferung

Zusätzlich zu diesen Pflichtangaben steht es dir als Onlinehändler frei, weitere Angaben etwa für eine erhöhte Transparenz oder eine vereinfachte Verwaltung zu machen. Zu diesen freiwilligen Angaben auf einer Rechnung zählen zum Beispiel:

• Bestellnummer
• Kundennummer
• Zahlungsart und Bankverbindung

Aufbewahrungspflicht

Laut Gesetz bist du verpflichtet, Duplikate aller Rechnungsunterlagen 10 Jahre lang sicher aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt allerdings nicht, wie oft irrtümlich angenommen – mit dem Ausstelldatum der Rechnung, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

In welcher Form du deine Rechnungen aufbewahrst, hängt von der ursprünglichen Übermittlung ab. Stellst du deine Rechnungen in Papierform aus, so musst du deren Kopien ebenfalls in Papierform aufbewahren. Verschickst du hingegen über elektronischen Wege deine Rechnungen, musst du sie auch elektronisch abspeichern.

In diesem Zeitraum musst du gewährleisten, dass alle Unterlagen jederzeit lesbar sind. Verblassen etwa mit der Zeit deine Papierrechnungen, musst du sie nochmals ausdrucken (eine reine Digitalisierung ist nicht zulässig). Speicherst du sie hingegen digital, solltest du dich für ein geeignetes Dateiformat (etwa PDF) entscheiden, dass auch nach Jahren noch von gängigen Programmen lesbar ist.