sevDesk: Eine kinderleichte Buchhaltung für Selbstständige und Unternehmen

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sevDesk Erfahrungsbericht / Review 2019
83%

Kurzfazit: Wer für die Buchhaltung keine Geduld aufbringen kann oder seine Verwaltungsprozesse optimieren will, ist mit sevDesk gut beraten. Die intelligente Bürosoftware kann nicht nur vollautomatisch steuerliche Dokumente erstellen und versenden. Sie hilft dir auch mit Ausfüllhilfen, Rechnungen und Mahnungen zu verfassen und dein Kunden- und Lagermanagement auf ein Minimum an Arbeitsschritten zu vereinfachen.

  • Einrichtung & Nutzung
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Service & Support

sevDesk ist eine Buchhaltung Software aus Deutschland mit über 80.000 Nutzern. Mit ihr kannst du deine Buchhaltung ganz einfach aus der Cloud heraus selbst erledigen. Dadurch kannst du immer und überall Rechnungen und Angebote schreiben, Kunden und Partner online verwalten und die sevDesk App nutzen, um Rechnungen per Foto oder E-Mail weiterzuleiten. Die gesamte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware ist GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Damit kannst du Buchungen und Belege leicht erfassen, unverändert speichern und lückenlos archivieren.

Das Buchhaltungs-Programm von sevDesk bietet viele automatisierte Funktionen, um dir das Leben als Selbstständiger leichter zu machen. Was dich konkret mit der Buchhaltungssoftware erwartet und ob sich die Bürosoftware parallel zum Onlineshop Erstellen lohnt, haben wir für dich in unserer sevDesk Review näher beleuchtet.

Für wen ist sevDesk geeignet?

Die sevDesk Buchhaltung Software bietet passende Lösungen für fast jede Branche, darunter auch dem E-Commerce. Ob du dabei über Amazon, eBay oder deinen eigenen Onlineshop verkaufst ist vollkommen egal. Die Software bietet dir als Selbstständiger bzw. Kleinunternehmer die passende Plattform, um alle Prozesse rund um Buchhaltung und Warenwirtschaft zu verbinden und zu automatisieren. Für große Unternehmen mit komplexen Rechnungsverfahren (etwa Rechnungen gegenverrechnen oder wiederkehrende Rechnungen) ist sevDesk weniger gut geeignet, da hier das Bürosoftware schnell an seine Grenzen stößt.

Alle Funktionen im Überblick

sevDesk hilft dir dabei, die Ordnung in deinem Buchhaltungschaos wiederherzustellen. Mit der Software hast du alle Posten immer Blick und kannst sie besser strukturieren. Automatisierte Prozesse vereinfachen alle Buchhaltungsprozesse und ersparen dir viel Zeit. So behältst du auch bei mehreren Projekten und Abteilungen stets den Überblick.

Der konkrete Funktionsumfang ist abhängig vom gewählten Tarif. Wir stellen dir im Folgenden alle sevDesk Funktionen kurz vor.

Dashboard

Im Dashboard werden alle relevanten Informationen rund um dein Unternehmen übersichtlich dargestellt, etwa:

  • Gewinn und Verlust
  • Offene Forderungen
  • Ausgaben und Rechnungen
  • Steuereinschätzung für das laufende Jahr
  • Bestseller und Ladenhüter

Hier behältst du alle Ausgaben und Einnahmen gut im Blick. Das Dashboard zeigt dir an, wofür und wieviel Geld du ausgegeben hast und welche Kunden dir den besten Umsatz bescherten. Besonders praktisch für dich als Kleinunternehmer: sevDesk zeigt dir nicht nur deinen aktuellen Umsatz an, sondern auch deinen Spielraum innerhalb der Kleinunternehmerregelung.

Auftragsabwicklung

Vom Angebotsschreiben bis zur Mahnung kann dich sevDesk mit vielen nützlichen Funktionen unterstützen. Das beginnt bereits bei der Gestaltung deines Briefpapiers. Über eigene Designs lässt sich dein Briefpapier individuell gestalten. Deine Stammdaten fügt die Buchhaltung Software dann automatisch ein. Die große Stärke der Rechnungssoftware liegt allerdings bei der Erstellung von Schreiben selbst.

Mit sevDesk kannst du in wenigen Schritten Angebote schreiben. Die Software bietet dir hierfür ein übersichtliches Interface und eigene Vorlagen. Angebote kannst du direkt aus der Software heraus versenden, drucken oder downloaden. Zusätzlich werden sie in einer Liste abgespeichert und in die Kundenakten aufgenommen. Offene Angebote kannst du so schnell identifizieren. Erfolgreiche Angebote wandelt sevDesk direkt in eine Rechnung um.

Auch das Rechnungen-Schreiben wird dir durch sevDesk wesentlich vereinfacht. Die Erstellung ist wie bei allen Schreiben simpel und intuitiv, und auch die Stammdaten deiner Kontakte werden automatisch eingefügt. Die rechtlichen Pflichtangaben vervollständigt die Software selbstständig, wie auch die fortlaufenden Rechnungsnummern. Die Umsatzsteuer wird entsprechend des geltenden Steuersatzes berechnet. Alle lästigen Schritte werden dir von sevDesk abgenommen.

Und wenn Zahlungen einmal ausbleiben, kannst du direkt aus dem Programm heraus Mahnungen erstellen und versenden. Das integrierte Mahnwesen des Rechnungsprogramms erstellt für dich mit nur einem Klick vollautomatisch eine Mahnung. Diese kannst du dann als digitale oder gedruckte Version verschicken. Auch der Versand wird dank sevDesk wesentlich vereinfacht. Über eine Schnittstelle zur Post kannst du deine Angebote und Rechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm per Post verschicken. Oder du versendest deine Rechnung als PDF-Anhang via E-Mail. sevDesk übernimmt auch das für dich voll automatisch. Alternativ kannst du auch deine Rechnungen als PDF herunterladen, ausdrucken und im klassischen Kuvert versenden.

Selbst für die Bezahlung bietet sevDesk eine eigene Lösung. So kannst du auf deinen Rechnungen einen Link einfügen, über den deine Kunden auf eine separate Bezahlseite geleitet werden. Hier können sie ihre Rechnungen unmittelbar, bequem und sicher bezahlen. Schade ist allerdings, dass das SEPA-Verfahren hier nicht angeboten wird.

Buchhaltung

sevDesk bringt mit seinem Tarif seine eigene Buchhaltungssoftware mit. Wie auch bei den Auftragsschreiben sind automatisierte Prozesse der Dreh- und Angelpunkt. Belege kannst du mit Hilfe der eigenen App ganz leicht digitalisieren. Scanne dafür einfach die entsprechenden Belege, die eigene KI erkennt Rechnungsdaten automatisch und schlägt dir die dazu passende Buchungskategorie vor. Auch PDF-Rechnungen werden vom Algorithmus erkannt; du musst sie nur in das Interface ziehen und das Programm erledigt alles Weitere.

Zur Erfassung aller Bargeldgeschäfte steht dir über sevDesk ein digitales Kassenbuch zur Verfügung. Von Barzahlungen bis zu Portogebühren kannst du hier alle Buchungen erfassen und mit nur wenigen Klicks entsprechende Belege erstellen. sevDesk erstellt zudem automatisch die Tages- und Monatsabschlüsse.

Mit der Buchhaltungssoftware kannst du professionelle Gutschriften erstellen, ohne alle lästige Pflichtangaben immer wieder aufs Neue eintragen zu müssen. In sevDesk sind alle Daten bereits angelegt und werden automatisch in die relevanten Felder eingetragen (etwa die USt-ID). So entsprechen deine Gutschriften immer dem geltenden Recht. Konkret bietet dir sevDesk vier vordefinierte Buchungshilfen:

  • Honorar
  • Provision
  • Minderleistung/Teilstorno
  • Individuelles Buchungskonto für alle weiteren Fälle

Eine Stornorechnung kannst du zudem bequem über das Rechnungstool erstellen. Einfach die fehlerhafte Rechnung auswählen und im Optionsmenü stornieren. Dies funktioniert allerding nur bei noch nicht bezahlten Rechnungen.

Kundenverwaltung

Mit dem eigenen CRM erfasst sevDesk alle Stammdaten deiner Kunden in einer separaten Datenbank. Hier werden alle relevanten Informationen zentral gespeichert. Zusätzlich kannst du deine Kunden kategorisieren und alle Vorgänge ihnen zuordnen. Die gespeicherten Daten werden dann automatisch in die entsprechenden Schreiben eingefügt. Praktisch ist auch die intelligente Suchfunktion, bei der verschiedene Filter für präzise Suchergebnisse nach Belieben miteinander kombiniert werden können.

Lagerverwaltung

Mit dem Warenwirtschafts-Tarif lässt sich dein Inventar ganz leicht überwachen und verwalten. Du kannst Artikel anlegen, diese in Kategorien einordnen und pflegen. Ein- und Verkaufspreis werden praktischerweise gemeinsam angezeigt, ebenso alle Buchungen zu einem Artikel. Für eine bessere Übersicht steht dir eine intelligente Artikelsuche zur Verfügung und du kannst zu jedem Artikel die dazugehörigen Lieferanten anlegen. Passend dazu kannst du über das Lagerverwaltungssystem ganz einfach Lieferscheine erstellen – die Pflichtangaben werden von sevDesk selbstständig ausgefüllt.

Dynamische Prozesse werden dank der einfachen Buchung von Zu- und Abgängen verständlich abgebildet. Der Artikelbestand wird automatisch anhand deiner versendeten Lieferscheine angepasst. Du musst dich um nichts weiter kümmern, sparst Zeit und kannst dich ganz entspannt um dein Tagesgeschäft kümmern.

Onlinebanking

Mit sevDesk kannst du alle Kontobewegungen auf deinem Geschäftskonto ganz leicht nachvollziehen. Hierfür muss lediglich das Bankkonto mit dem Buchhaltungsprogramm verbunden werden. Aktuell unterstützt sevDesk bereits über 3.000 Banken, darunter Sparkassen, Volksbanken oder die Deutsche Bank. Die Software gleicht automatisch alle Zahlungseingänge mit deinen Rechnungen ab und erkennt, welche Rechnungen noch offen sind. Doch sevDesk funktioniert auch in die andere Richtung: mit der Buchhaltungssoftware kannst du mit nur einem Klick offene Beträge an deine Lieferanten überweisen – ohne dich in dein Online-Banking einloggen zu müssen.

Ganz wichtig dabei: Alle deine Daten sind sicher. Der Standort des Cloud-Servers ist in Deutschland. Alle Daten werden SSL-verschlüsselt und sind dank DDoS vor Hackerangriffen geschützt. Zudem läuft die Cloud parallel in räumlich getrennten Rechenzentren. Selbst bei einem Serverausfall sind deine Daten immer sicher und erreichbar.

Steuerliche Auswertungen

Die Steuer ist ein lästiges Thema, doch auch hier kann dich sevDesk optimal unterstützen. Die Buchhaltung Software erstellt für dich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) auf Basis deiner Einnahmen und Ausgaben. Du musst nur Zeitraum und Berechnungsart festlegen. Auch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist für das Buchhaltungs-Programm kein Problem. Alle Auswertungen kannst du dir ganz bequem als PDF herunterladen. Egal ob du Bilanzierer bist oder eine EÜR ausreicht, mit sevDesk erhältst du tagesaktuelle Auswertungen und hast deinen Cashflow im Blick.

Die Bürosoftware übernimmt für dich auch die lästige Umsatzsteuervoranmeldung. Die Bürosoftware erstellt sie dir jeden Monat neu und voll automatisch auf Grundlage deiner Ein- und Ausgaben. Du kannst direkt aus der Software heraus die USt-Voranmeldung an dein Finanzamt schicken – ganz ohne ELSTER. Und sollte der Buchhaltung Software doch einmal ein Fehler unterlaufen, kannst du mit einem Klick eine Korrektur an dein Finanzamt senden. Möglich macht dies die ELSTER-Schnittstelle. Ein Login bei ELSTER ist damit nicht mehr notwendig.

In direkter Verbindung mit Steuerberater und Finanzamt

Mit der Funktion „Steuerberater-Export“ kannst du alle Daten im DATEV- oder pebeFINANCE-Format deinem Steuerberater zur Verfügung stellen. Oder du erstellst einen separaten Zugang für deinen Steuerberater, damit dieser selbstständig alle benötigten Unterlagen beziehen kann. So kann er auch Korrekturen vornehmen, ohne dass für dich ein Mehraufwand entsteht. Du und dein Steuerberater können über sevDesk ganz bequem alle Unterlagen einsehen und bearbeiten – ohne terminliche Absprachen und ohne Pendelordner.

Im Team verbunden

Sollten in deinem Team mehrere Personen mit der Buchhaltung in Berührung kommen, kannst du allen Benutzern individuelle Einsichten gewähren. Hierfür stehen dir in der Verwaltung von Zugriffsrechten folgende Nutzerkonten zur Verfügung:

  • Administrator
  • Benutzer mit definierten Rechten
  • Betriebsführer

Und auch alle anfallenden Aufgaben lassen sich leicht in sevDesk definieren und den entsprechenden Personen zuordnen. So kann jeder Mitarbeiter innerhalb seines Bereichs effektiv arbeiten.

API und Schnittstellen

Über die sevDesk API können externe Dienste ganz leicht angebunden werden. Die offene API ist dabei besonders für Entwickler interessant. Denn es können auch eigene Lösungen erstellt und das Buchhaltungsprogramm in ein bestehendes System integriert werden. sevDesk besitzt neben seiner API auch viele bereits integrierte Schnittstellen, etwa zu

  • Billbee
  • Steuerberater.de
  • PayPal
  • FLEX Payment
  • ePages
  • Shopify
  • WooRechnung

Dadurch kann deine Buchhaltung noch genauer auf alle Prozesse abgestimmt werden. Und sollte eine gewünschte Integration noch nicht vorhanden sein, muss das kein dauerhaftes Problem darstellen. Über ein kleines Interface kannst du Vorschläge zu noch fehlenden Integrationen machen.

Kosten & Preise

sevDesk ist kein Programm, das bereits alle Funktionen zur Buchhaltung enthält. Typisch Cloud-SaaS werden die Features in eigenen Tarifen zusammengefasst:

  • Rechnung: ab 6,50 EUR mtl.
  • Buchhaltung: ab 13,50 EUR mtl.
  • Warenwirtschaft: ab 39,50 EUR mtl.

Die Tarife bauen aufeinander auf, sodass die Inhalte der niedrigeren Tarife immer in den höheren Tarifen inklusive sind.

Laufende Kosten – etwa in Form von Transaktionsgebühren – musst du bei sevDesk nicht befürchten. Jedoch kannst du deinen gewählten Tarif mit folgenden Addons aufrüsten:

  • Weitere Benutzer: 4,90 EUR mtl.
  • Mahnstufen: 4,90 EUR mtl.
  • Briefpapiere: 4,90 EUR mtl.
  • Inventar: 19,90 EUR mtl.

Die Buchhaltung Software kannst du 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Du musst dafür lediglich deine E-Mail-Adresse angeben, weitere Daten werden für das Trial nicht verlangt. Nachdem du die Daten abgeschickt hast, kanns du sevDesk sofort und vollumfänglich nutzen. Nach Ablauf der Zeit endet der Test automatisch und du kannst dich für einen der Tarife entscheiden – oder eben auch nicht.

Sparfüchse können sich freuen, denn regelmäßig bietet sevDesk 50 % Rabatt auf alle Tarife. Und wer bereits eine andere Buchhaltungssoftware nutzt und sich nun für diese Bürosoftware entscheidet, profitiert zusätzlich von einem 100 EUR Wechselrabatt.

Alternativen zu sevDesk

sevDesk ist mit seinem SaaS-Ansatz nicht allein. Die Buchhaltung / den Steuerberater von überall über den Browser zu erreichen, wird auch von vielen anderen Programmen möglich gemacht, etwa FastBill, Billomat oder Billbee. Für all jene, die stationäre Software bevorzugen, gibt es einige teils populäre Alternativen für die Buchhaltung. Die Bekanntesten darunter sind wohl Lexware Buchhalter 2019 und SAGE 50 Buchhaltung.

Zusammenfassung

sevDesk ist ein sehr interessantes Buchhaltungsprogramm, welches durch seine vielen automatisierten Funktionen einen starken Ansatz verfolgt. Nachdem die Stammdaten eingepflegt und die Vorlagen angepasst wurden, werden die meisten Daten vollautomatisch erfasst, gespeichert und weiterverarbeitet. Von der Rechnungserkennung bis hin zum selbstständigen Versenden der Umsatzsteuervoranmeldung kann dir die Bürosoftware die lästige Buchhaltung ungemein erleichtern, sodass du dich voll und ganz auf deinen wirtschaftlichen Erfolg konzentrieren kannst. Lediglich hochkomplexe und wiederkehrende Vorgänge kann sevDesk nicht optimal abbilden. Die Bürosoftware ist beim Onlineshop Erstellen durchaus eine Überlegung wert, da sie viele Funktionen zu günstigen Preisen vereint, die bei einer Shopsoftware nur als teure Plugins vorhanden sind.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu sevDesk

1. Was ist sevDesk?

sevDesk ist eine Buchhaltung Software mit eigener Rechnungssoftware, CRM und Warenwirtschaftssystem.

2. Wie funktioniert sevDesk?

Das Buchhaltungsprogramm ist eine Cloud-Lösung und kann nach der Registrierung von jedem Browser aus erreicht werden. Nachdem alle notwendigen Daten zum eigenen Unternehmen, den Kunden und dem Warenbestand eingegeben wurden, verwaltet sevDesk diese teils vollautomatisch und fügt Daten selbstständig in die entsprechenden Formularfelder.

3. Was kostet sevDesk?

Die Buchhaltung Software wird in drei Tarifen angeboten, die preislich zwischen 6,50 EUR und 39,50 EUR monatlich liegen.

4. Welche Banken kann ich in sevDesk einbinden?

Über 3.000 Banken können aktuell mit der Buchhaltunssoftware verbunden werden. Darunter die Sparkasse, Commerzbank, VR Banken, Deutsche Bank und viele mehr. Alternativ kann auch PayPal angebunden werden.

5. Wie kann ich sevDesk kündigen?

Es besteht eine 14-tägige Kündigungsfrist zum Ende eines Tarifes. Monats-Tarife können dabei monatlich gekündigt werden, bei Jahres-Tarifen muss die verbliebene Laufzeit beachtet werden. Die Kündigung wird in schriftlicher Form per E-Mail eingereicht.

sevDesk: Eine kinderleichte Buchhaltung für Selbstständige und Unternehmen
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