Warenwirtschaftssystem: 8 WaWi-Systeme für mehr Unternehmenserfolg

Warenwirtschaftssysteme tragen einen wesentlichen Teil dazu bei, den unternehmerischen Erfolg anzukurbeln. Die Nutzung bringt für kleine und mittelständige Unternehmen gewinnbringende Vorteile, sofern ein ideales System ausgesucht wird. Die Vergleichsübersicht mit allen wichtigen Warenwirtschaftssystemen soll die Wahl erleichtern.

Produkt	Für wen geeignet	Funktionen
MONDO MEDIA omeco GmbH D-67661 Kaiserslautern ZUM ANBIETER	Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen	+ Warenwirtschaftssystem und Shop-System in einem + Multichannel Handelsplattform mit Amazon und eBay Integration + Produktverwaltung + Preiskalkulation + Lagerverwaltung + Lieferantenbestellungen + Dropshipping + Bestellwesen und Rechnungserstellung + DATEV-Export + Prozess Automatisierung + Für ein bis zehn Benutzer erhältlich
SAP Business One SAP Deutschland SE & Co. KG D-69190 Walldorf ZUM ANBIETER	Kleine und mittelständige Handels- sowie Dienstleistungsunternehmen	+ Finanzmanagement + Vertriebs- und Kundenmanagement + Einkaufs- und Bestandskontrolle + Business Intelligence (Datenzusammenführung aus verschiedenen Quellen mit Berichterstellung) + Analysen und Berichte mehrerer Lagerorte + Branchenspezifische ERP-Lösungen
Lexware Warenwirtschaft Pro Haufe-Lexware GmbH & Co. KG D-79111 Freiburg ZUM ANBIETER	Kleine und mittelständige Unternehmen mit Kapazität zur Erweiterung für den Großhandel	+ Auftragsbearbeitung + Fakturierung + Projektverwaltung + Mahnwesen + Integrierter Cloud-Service + Kunden- , Artikel- und Lieferantenverwaltung + Lager-, Wareneingang- und Rückstandsverwaltung + Betriebswirtschaftliche Auswertungen + Inventur-Funktion + Online-Banking + DATEV-Schnittstelle für Datenaustausch mit beispielsweise Steuerberater oder Wirtschaftsprüfungen + Von mehreren Arbeitsplätzen bedienbar + Optional Lexware mobile für die Nutzung unterwegs erhältlich
WooCommerce Automattic Inc. San Francisco, USA ZUM ANBIETER	Kleine und mittlere Onlineshops, Blogger, mit Verkaufsangeboten auf der Seite und Affiliate-Marketer	+ Freies Plugin für WordPress + Kein eigenständig funktionierendes WWS - nur in Verbindung mit CMS und Blogsystem WordPress + Webbasierte Software + Open Source System + Über 1000 Plugin-Erweiterungen für den individuellen Bedarf + Wenige ERP Schnittstellen-Produkte verfügbar für die Anbindung an ein WWS
Microsoft Dynamics 365 Business Central Microsoft Corporation Redmond, WA, USA ZUM ANBIETER	Klein- bis Großbetrieb der Unternehmensbranchen aus den Bereichen Fertigung/Produktion, Handel, Gewerbe	+ ERP Software mit Warenwirtschaftssystem + Finanzbuchhaltung + Service + Logistik + Verkauf- und Einkaufsverwaltung + Marketing + Personalverwaltung + Analysen und Reporting + Supply Chain Management
Magento Magento Inc. Culver City, CA, USA ZUM ANBIETER	Anbindung an Magento-Shops	+ Synchronisierung zahlreicher Daten, wie Stück- und Preislisten sowie Artikelgruppen + Belegimporte wie Aufträge, Lagerbestandssabgleich mit Differenz-Uploads + Aktualisierungen von Auftragsstatistiken + Bereitstellung von Versanddaten + Kundenbenachrichtigungen via E-mail bei Versand + Beliebig erweiterbare Funktionen
Sage 50cloud Sage GmbH D-60486 Frankfurt am Main ZUM ANBIETER	Gründer, den Mittelstand, kleinere und mittlere Unternehmen	+ Planen, steuern und verwalten von Warenbeständen + Auftrags- und Angebotserstellung + Bestellvorschläge zur Einkaufsoptimierung und Kostensenkung + Umsatzstatistiken über Kunden, Artikel und Lieferanten + Automatisierte OP-Buchhaltung inklusive Online-Banking sowie Buchhaltung von Anlagen + Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdatenverwaltung inklusive Seriennummern + Warenbestandsverwaltung inklusive Drop-Shipping + Mobiler Datenzugriff + Belegerfassung sowie Datenspeicherung über Cloud
JTL WaWi JTL-Software-GmbH D-41836 Hückelhoven ZUM ANBIETER	Ebay-Händler, kleine Unternehmen und bis zum Multichannel-Großhändler mit über 3.000 Bestellungen täglich	+ Artikel- und Sortimentpflege + Einkaufsliste und Bestellvorschläge + Lieferantenbestellungen + Dropshipping + Einkaufsrechnungen und Rückstandserinnerungen + Angebotsverwaltung + Aufträge nach Bezahl- und Lieferstatus + Abonnentenverwaltung + Auftragskategorisierung + Bereitstellung kundenrelevanter Daten + Zentrale Datenverwaltung + Marktplatz-Anbindung mit Ebay und Amazon + Anbindung mehrerer Onlineshops möglich

Definition: Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem, auch unter der Abkürzung WWS bekannt sowie WaWi genannt, ist ein EDV-gestütztes Anwendungssystem aus dem IT-Bereich.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Einfach erklärt, ist ein WaWi ein System, über das die Betriebswirtschaft eines Unternehmens geregelt sowie kontrolliert wird. Die Erklärung in der Betriebswirtschaft lautet: es werden verschiedene Bereiche zusammengefasst, bei denen wert- sowie mengenmäßige Abbildungen und die Warenflusssteuerung erfolgen.

Warenwirtschaftssystem im Vergleich und in der Übersicht

Unser Warenwirtschaftssysteme Vergleich zeigt, dass ein WWS nicht gleich WWS ist. Je nach Hersteller und Software können gravierende Unterschiede vorhanden sein. Der Vergleich macht die verschiedenen Funktionsumfänge ebenso sichtbar, wie er eine Übersicht über die Nutzungseignung welcher Anwendergruppen bietet.

Vorteile & Nachteile von einem Warenwirtschaftssystem

Vorteile:

• Unkomplizierte, geordnete Datenerfassung über ein System
• Spürbare Zeitersparnis durch automatisches Erstellen unter anderem von Angeboten, Rechnungen sowie Aufträgen
• Verbesserte Lagerverwaltung mit Möglichkeit verschiedene Lagerstandorte zu integrieren
• Bestmögliche Transparenz und erhöhter Nutzen durch Kennzahlenauswertungen in Echtzeit
• Tagesaktuelle Statistiken erlauben Optimierung des Sortiments
• Verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung von Vertrieb, Einkauf und Lagermanagement
• Optimierung des Lagerbestands sowie des Einkaufs durch Bestandsverwaltung und Bestellpunktverfahren
• Verbesserte Lagerhaltung durch Scannen von Barcodes sowie mobile Datenerfassungen
• In Kombination mit angeschlossenem Kassensystem immer Einsicht in aktuelle Lagerbestände
• Erleichtert und beschleunigt Inventurvorgänge
• Senkung der Fehlerquote

Nachteile:

• Je umfangreicher die Inventar-Vielfalt, desto höher fallen die Kosten aus
• Ein Systemausfall kann einen Geschäftsstillstand zur Folge haben
• Durch Systemfehler kann Ware „verloren“ gehen

Aufgabe und Funktionen von WaWi

Die Aufgabe eines Warenwirtschaftssystems ist es, den Ablauf im betriebswirtschaftlichen Bereich übersichtlicher zu gestalten sowie eine Automatisierung verschiedener Vorgänge vorzunehmen, um Arbeit und Zeit einzusparen sowie die Fehlerquote zu senken.

Die Aufgaben liegen in folgenden Bereichen:

• Datenerfassung sowie -bereitstellung von Waren- sowie Kundeninformationen
• Inventurabwicklung
• Rechnungsstellung
• Statistiken
• Warenflusssteuerung

Die Funktionen beziehen sich auf folgende Vorgänge:

• Einkauf: Verwaltung von Angeboten, Dispositionen, Bestellwesen, Reklamationen
• Verkauf: Kunden-, Vertreter- sowie Verkäufermanagement, Retouren, Planungen und Überwachung von Aktionen
• Lager: Inventurabwicklungen, Warenauszeichnung, Führung der Lagerbestände, Verwaltung von Lagerplätzen, Umlagerungen
• Wareneingang: Anlieferungen, Warenkontrolle und -annahme, Rechnungsprüfungen
• Warenausgang: Bearbeitung von Aufträgen, Kommissionierung, Kontrolle von Warenausgängen, Versandabwicklungen

Warenwirtschaftssystem für Onlineshops – wichtige Anforderungen

Für den Onlinehandel sollte eine Warenwirtschaft-Software bestimmte Anforderungen erfüllen, welche in einem direkten Zusammenhang mit den gewünschten Zielen in Verbindung stehen. Hier nimmt die Bereitstellung von Informationen aus dem Wirtschaftssystem neben der Dokumentationen über Warenströme sowie -bestände einen wichtigen Platz ein.

Für den Onlinehandel sollte eine Wawi-Software folgende Anforderungen erfüllen:

• Kontinuierliche Aktualität, damit kurzfristige Handlungen/Reaktionen möglich sind
• Genauigkeit, um Erfolge sowie Misserfolge erkennen zu können
• Verfügbarkeit zu jedem Zeitpunkt
• Beliebige Verdichtung sowie Aufbereitung, damit kurzfristig individuelle Auswertungen vorgenommen werden können
• Unkomplizierte Anbindungsmöglichkeit an eine Buchhaltungssoftware

Warenwirtschaftssystem mit Shopsystem

Warenwirtschaftssysteme sind nicht immer als einzelne Software erhältlich. Manche Hersteller bieten sie zusammen mit einem Shopsystem an. Welche das sind und welche WaWi-Systeme an deinen Onlineshop angebunden werden können, ist dem Shopsysteme Vergleich zu entnehmen.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Wenn Du einen Onlineshop erstellen und ein WWS kaufen möchtest, kommen nicht nur die Anschaffungskosten für die Software auf Dich zu, sondern auch Lizenzen sowie eventuelle Beratungs- und Wartungskosten sowie kostenpflichtige Updates. Zusätzlich ist gegebenenfalls eine neue Hardware erforderlich, die kompatibel mit dem jeweiligen WaWi-System ist.

Der Preis für eine Warenwirtschaftssoftware variiert von Hersteller zu Hersteller. In erster Linie hängt dieser von dem Leistungsumfang ab. Hier gilt es, zunächst die Frage zu klären, welche Aufgaben und Funktionen zu Deinem Unternehmen am besten passen. Je geringer der Funktionsumfang ist, desto günstiger ist ein Warenwirtschaftssystem in der Regel. Erhältlich sind sie monatlich ungefähr ab 50 Euro pro Mietmodul. Bei einem Kauf ist mit Kosten zwischen 500 Euro und 5.000 Euro zu rechnen, je nachdem, wie umfangreich das System ist.

Warenwirtschaftssystem kostenlos erhältlich

For Free stellen manche Warenwirtschaftssystem-Anbieter ihre Produkte kostenlos zum Download zur Verfügung. Mit einer Freeware kannst Du Teilbereiche für die Warenwirtschaft ebenso wie als Kostenlos-Vollversion herunterladen.
Bei einem kostenlos Download-Angebot solltest Du Vorsicht walten lassen. Für die Implementierungen von Open Source Lösungen bedarf es in der Regel eines Fachmanns, der über entsprechendes Know-how verfügt. Ist dieser nicht in Deinem Unternehmen vorhanden, wird aus der Gratis-Software schnell ein teureres Vergnügen, als Dich bei einem kostenpflichtigen WWS erwarten würde. Des Weiteren erhältst Du bei Gratis-Angeboten keine Sicherheit, langfristig mit Updates die Software aktualisieren zu können. Auch ist eine Erweiterung des Systems oftmals nicht möglich. Ein Shopsysteme-Vergleich von kostenlosen Open-Source Warenwirtschaftsprogrammen ist dringend angeraten, denn manch eine Free-Software erfüllt Deine Ansprüche vielleicht.

Was ist ein Open Source Warenwirtschaftssystem?

Open Source ist ein Sammelbegriff für zusammengefasste Anwendungen, bei denen im Vergleich zu anderen Systemen, keine Lizenzgebühren anfallen. Das heißt, sie sind kostenlos erhältlich. Diese gibt es auch für die Warenwirtschaft.

WaWi für Kleinunternehmen, kleine Unternehmen und Mittelstand

Einst waren Warenwirtschaftssysteme fast ausschließlich in Großunternehmen zu finden. Heute sieht das anders aus, denn auch für Kleinunternehmen bis zu mittelgroßen Unternehmen sorgen die IT-Lösungen für Vorteile. Es kann die Fehlerquote spürbar gesenkt werden und vor allem die Zeitersparnis erlaubt, Arbeitskraft an anderer Stelle effektiv einzubringen. Mit WaWi ist kein gesondertes Personal im mittelständigen Unternehmen einzustellen, das sich um die Warenwirtschaft manuell kümmert. In der Folge kann mit einem Warenwirtschaftsprogramm in jedem Fall langfristig bares Geld gespart werden, gleich, ob Klein-, mittelständiges oder Großunternehmen.

Speziell auf den Bedarf und die Ansprüche von kleineren Unternehmen sind manche Warenwirtschaft-Systeme erhältlich. Je kleiner sie ausfallen, desto günstiger sind sie in der Regel.

Verschiedene Warenwirtschaftssystem-Arten

1. Geschlossenes Warenwirtschafts-System

Bei einem geschlossenen Warenwirtschafts-System handelt es sich um die vollständige Datenerfassung des gesamten Warenkreislaufs innerhalb eines Systems, inklusive Wareneingängen sowie -ausgängen. Die Funktionen umfassen zum Beispiel:

• Eingegangene Warenart
• Lieferantendaten
• Mengen und Sortierungen
• Wareneingangsdaten
• Auftragskontrolle eingehender Waren
• Lagerung gelagerter Warenarten
• Lagerdauer
• Berechnung von Lagerflächen
• Warenplatzierungen
• Verkaufte Waren mit Mengenangabe und Sortierung
• Verkaufstermine
• Verkaufspreise

2. Offenes Warenwirtschaftssystem

Von einem offenen Warenwirtschaftssystem wird gesprochen, wenn mindestens eine Funktion über ein externes System ausgeführt wird. Dies findet meist über Schnittstellen statt, welche eine Verbindung zu beiden Systemen herstellt.

3. Integriertes Warenwirtschafts-System

Ein integriertes Warenwirtschafts-System liegt vor, wenn zu den Modulen aus der geschlossenen sowie offenen Art zusätzlich weitere Außenverbindungen zum Beispiel zu Banken, Lieferanten oder Herstellern bestehen.

Warenwirtschaft und ERP

ERP steht als Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Meist handelt es sich um ein sogenanntes ERP-Hosting, das standortunabhängig bedient werden kann. Oftmals wird das Warenwirtschaftssystem fälschlicherweise dem ERP zugeordnet. Allerdings umfasst das ERP unterschiedliche Funktionsbereiche, die aber mit einem Warenwirtschaftssystem verbunden werden und auf diese Weise großflächig unternehmerische Aufgaben übernehmen können. Die Grenze zwischen WWS und ERP ist nicht eindeutig, weil sie fließend ineinander übergehen. Es kommt im Wesentlichen auf den Funktionsumfang sowie die Funktionsbereiche an. So gehören beispielsweise Controlling sowie Materialwirtschaft eher zur den ERP-Funktionen.

Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem & ERP

• WaWi bezieht sich rein auf das Waren- und Lagermanagment, während beispielsweise Personalwirtschaft, betriebliche Kapitalressourcen, Betriebsmittel, Kommunikationstechniken sowie Dokumentenmanagement fehlen, aber beim ERP zu finden sind.
• Das reine WWS umfasst kein Produktionsmanagement, keine Buchhaltungssoftware oder Verkaufs- und Marketing-Funktionen, wie ERP-Systeme sie beinhalten.
• Mit einem Warenwirtschaftsprogramm werden vorrangig Verkaufs- und Produktionsunternehmen entlastet. Ein ERP bietet sich auch für Dienstleistungsunternehmen an.

Bestes Warenwirtschaftssystem

Verschiedene Institutionen haben zahlreiche Warenwirtschaftssysteme einem Test unterzogen. Bei den Testergebnissen taucht überwiegend die JTL WaWi als Testsieger auf. Dabei handelt es sich um ein System, das speziell auf den Onlinehandel von kleinen und mittelständigen Unternehmen ausgerichtet ist.

Wenn Du Deinen ersten Onlineshop erstellen möchtest und Dein Budget begrenzt ist, bietet Dir JTL ein kostenloses Starterpaket an, mit dem Du einfach in die Warenwirtschaft einsteigen kannst. Wächst Dein Shop, ist die kostenlose Version beliebig erweiterbar und kann individuell auf das Wachstum sowie an Deine Ansprüche angepasst werden.

Cloud Warenwirtschaftssystem – Erreichbarkeit von jedem Ort der Welt

Über Cloud kann das geschäftsinterne Warenwirtschaftssystem zu jedem Zeitpunkt von jedem Ort der Welt eingesehen, bearbeitet und kontrolliert werden. Hierbei speichert das System alle Daten zusätzlich im systemunabhängigen Cloud ab.

Sollte aus welchem Grund auch immer, einmal das WWS abstürzen und ein Systemausfall wird hervorgerufen, so sind die Daten weiterhin über Cloud abrufbar, um im Notfall den Verkauf manuell fortzuführen. Befindest Du Dich zum Beispiel im Urlaub, kannst Du über Cloud die Geschäftstüchtigkeit Deiner Mitarbeiter kontrollieren und bei eventuellen Problemen Dir vom Strand aus einen Überblick über die Daten im WWS verschaffen.

Online-Warenwirtschaftssystem über das Internet ausführen

Neben einer WWS-Software gibt es Warenwirtschaftssysteme, die webbasiert sind. Das heißt, sie besitzen eine Oberfläche, welche über den Internetbrowser bedient wird. Dies geschieht über die Verbindung zwischen einem internetfähigen Gerät, wie PC oder Tablett zu einem zentralen Server oder auch Client-Server genannt. Es wird also keine Software auf einem Endgerät installiert, sondern das Online-Warenwirtschaftssystem kann bei Bedarf über den Internetbrowser aufgerufen werden.